Für Bewerber gehört eine Absage zu den unangenehmsten Momenten im Bewerbungsprozess. Besonders frustrierend ist es jedoch, wenn diese unbegründet oder – im schlimmsten Fall – gar nicht erfolgt. In einer Zeit, in der Employer Branding immer wichtiger wird, kann der Umgang mit Bewerbern, selbst bei einer Absage, erheblichen Einfluss auf das Ansehen eines Unternehmens haben.
Auch wenn es aus arbeitsrechtlicher Sicht keine Pflicht gibt, eine Absage zu begründen, bringt es klare Vorteile mit sich, einen spezifischen Grund bei einer Absage anzugeben – sowohl für das Image des Unternehmens als auch für die zukünftigen Chancen der Bewerber. Warum ist es also so wichtig, eine Absage richtig zu begründen? Und wie profitieren beide Seiten von einer durchdachten Rückmeldung?
Für Bewerber ist eine standardisierte Absage, die keine Begründung enthält, oft wenig hilfreich. Sie bleiben im Unklaren darüber, warum es mit der angestrebten Position nicht geklappt hat und wissen nicht, worauf sie bei zukünftigen Bewerbungen achten sollten.
Eine transparente und wohlwollende Begründung hingegen kann das Gefühl der Frustration mindern und dazu beitragen, den Bewerbungsprozess als weniger belastend zu empfinden. Es hilft, zukünftige Chancen besser einzuschätzen. Eine detaillierte Absage, die Schwächen oder fehlende Qualifikationen anspricht, bietet dem Bewerber auch die Chance, sich gezielt weiterzuentwickeln. Diese Rückmeldung kann ein wertvolles Werkzeug sein, um sich für zukünftige Bewerbungen besser zu positionieren.
Vorteile für den Arbeitgeber:
- Stärkung der Arbeitgebermarke: Ein respektvoller Umgang mit Bewerbern hinterlässt einen positiven Eindruck, auch wenn es nicht zu einer Einstellung kommt. Dies trägt zur Stärkung der Arbeitgebermarke bei und kann dazu führen, dass abgelehnte Bewerber das Unternehmen dennoch weiterempfehlen.
- Vermeidung negativer Bewertungen: Wenn Bewerber keine Begründung für eine Absage erhalten oder diese als unzureichend empfinden, könnten sie negative Bewertungen auf Plattformen wie Kununu oder Glassdoor hinterlassen. Eine wohlüberlegte und transparente Rückmeldung kann solchen Reputationsschäden vorbeugen.
- Verbesserung des Bewerbungsprozesses: Durch das Sammeln und Auswerten von Feedback können Arbeitgeber ihre Rekrutierungsprozesse optimieren. Die Reflexion über die Gründe für Absagen kann helfen, Anforderungsprofile zu präzisieren und den Auswahlprozess zu verfeinern.
- Reduzierung rechtlicher Risiken: Eine klare und respektvolle Kommunikation bei Absagen minimiert das Risiko von Missverständnissen und potenziellen Konflikten mit den Bewerbern sowie die Wahrscheinlichkeit rechtlicher Auseinandersetzungen.
- Möglichkeit für zukünftige Chancen: Eine faire und nachvollziehbare Absage kann die Tür für künftige Bewerbungen offenhalten. Wenn sich die Situation ändert oder eine passende Position frei wird, kann eine gut formulierte Absage die Grundlage für zukünftige berufliche Möglichkeiten schaffen.
Generell gilt:
Vermeiden Sie Ghosting nach der Bewerbung – das wirkt sehr unhöflich und schädigt auch das Arbeitgeberimage und Employer Branding
Verwenden Sie kein Standardschreiben – gehen Sie individuell auf den Kandidaten ein
Geben Sie ehrliche Rückmeldungen
Formulieren Sie Absagen höflich, mitfühlend und wertschätzend
Schicken Sie Absagen zeitnah ab
Denken Sie an das AGG (Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz) und geltendes Recht
Eine fundierte und transparente Begründung für Absagen ist ein wesentlicher Bestandteil eines professionellen Rekrutierungsprozesses. Sie trägt zur positiven Wahrnehmung des Unternehmens bei und gibt Bewerbern wertvolle Hinweise für ihre berufliche Weiterentwicklung. Beide Seiten profitieren von einem offenen und respektvollen Umgang miteinander, selbst wenn es nicht zu einer Zusammenarbeit kommt.
Unternehmen sollten dabei auch die möglichen rechtlichen Risiken gegen die erheblichen Vorteile einer transparenten Rückmeldung abwägen, um eine ausgewogene und durchdachte Entscheidung zu treffen.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
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